Betriebliche Übung: Wie freiwillige Leistungen plötzlich verpflichtend werden

Viele Unternehmen zahlen freiwillige Extras wie Weihnachtsgeld oder Fahrtkostenzuschüsse. Der Haken: Wird das über mehrere Jahre ohne klaren Vorbehalt gemacht, entsteht daraus ein verbindlicher Anspruch. Das nennt man betriebliche Übung. Das Bundesarbeitsgericht hat diesen Mechanismus mehrfach bestätigt (u. a. BAG, 25.01.2023 – 10 AZR 109/22).

Wann entsteht eine betriebliche Übung?

Wenn eine freiwillige Leistung mindestens drei Jahre in Folge gewährt wird und der Arbeitgeber nicht deutlich klarstellt, dass kein Rechtsanspruch besteht, darf die Belegschaft davon ausgehen, dass diese Leistung dauerhaft geschuldet ist – auch gegenüber neuen Mitarbeitenden.

Typische Beispiele aus der Praxis

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Prämien
Zusätzliche Urlaubstage oder Freistellungen
Angebote wie betriebliche Altersvorsorge oder Fahrtkostenzuschüsse
Gewohnheiten wie lockere Krankmelde-Regeln oder verlängerte Pausen

Was einmal „Kulanz“ war, wird damit schnell zur dauerhaft geschuldeten Leistung.

Wie Arbeitgeber eine betriebliche Übung vermeiden

Klare Vorbehalte kommunizieren

Jede freiwillige Leistung muss ausdrücklich als solche bezeichnet werden – typische Formulierung: „freiwillig, ohne Anerkennung einer Rechtspflicht“.

Schriftliche Vereinbarungen helfen nur begrenzt

Eine doppelte Schriftformklausel schützt nicht davor, dass durch Verhalten ein Anspruch entsteht (BAG, 20.05.2008 – 9 AZR 382/07). Entscheidend ist die tatsächliche Praxis.

Praxis bewusst steuern

Wird eine Leistung über Jahre hinweg kommentarlos gewährt, ist sie kaum noch einseitig zu streichen. Eine Änderung gelingt meist nur über eine Änderungskündigung nach § 2 KSchG oder über eine individuelle Vereinbarung.

Lässt sich eine betriebliche Übung wieder aufheben?

Früher galt: Dreimal nichts zahlen – und die Übung ist erledigt. Diese Logik ist passé.

Heute reicht stilles Unterlassen nicht aus.
Eine betriebliche Übung kann nur beendet werden durch:

eine klare, unmissverständliche Erklärung, dass die Leistung künftig entfällt und
eine Änderungskündigung oder eine individuelle Vertragsänderung

Das BAG (18.03.2009 – 10 AZR 281/08) hat das ausdrücklich bestätigt.

Fazit: Gut gemeint ist schnell teuer

Eine betriebliche Übung entsteht oft ungewollt, wirkt aber dauerhaft bindend. Wer freiwillige Leistungen anbietet, muss sauber kommunizieren und seine Praxis konsequent steuern. Sonst wird aus einem Bonus schnell eine Pflicht – und das lässt sich nicht ohne Weiteres rückgängig machen.