Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 28.01.2025 (Az. 9 AZR 487/24) eine entscheidende Weichenstellung vorgenommen: Arbeitgeber dürfen Gehaltsabrechnungen ausschließlich digital bereitstellen!

Kein Anspruch auf Papierform: Eine Edeka-Mitarbeiterin klagte, weil sie ihre Abrechnung weiterhin in Papierform erhalten wollte – doch das BAG entschied gegen sie. Der § 108 GewO verlangt lediglich eine „Abrechnung in Textform“, und eine digitale Bereitstellung in einem Mitarbeiterportal erfüllt diese Anforderung. Betreiber müssen sich also nicht mehr um Druck und Verteilung kümmern.

Digitalisierung schafft Effizienz: Mit digitalen Mitarbeiterportalen können Betreiber Zeit und Ressourcen sparen. Keine Papierberge mehr, stattdessen automatisierte, sichere und nachhaltige Prozesse. Besonders in großen Betrieben mit vielen Angestellten bringt das enorme Vorteile.

Pflicht zur Bereitstellung von Zugangsmöglichkeiten: Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter auf ihre Abrechnung zugreifen können. Heißt für Arbeitgeber: Entweder stellt das Unternehmen eigene Geräte zur Verfügung oder sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden ihre Abrechnungen problemlos abrufen und ausdrucken können.

Fazit für Betreiber: Dieses Urteil ist eine klare Bestätigung für digitale HR-Prozesse. Betreiber können auf digitale Lohnabrechnungen umstellen, solange sie sicherstellen, dass der Zugriff für alle Mitarbeitenden gewährleistet ist. Wer den Umstieg noch nicht vollzogen hat, sollte dies jetzt als Chance zur Prozessoptimierung nutzen!

Wie geht ihr mit digitalen Gehaltsabrechnungen um? Seid ihr bereits digital oder gibt es Herausforderungen? Teilt eure Erfahrungen in den Kommentaren!